Tổng dung lượng Gmail được cung cấp mặc định là 15GB cho các dịch vụ trên ứng dụng. Tuy nhiên với một số người dùng 15GB vẫn chưa đủ để lưu trữ các tập tin đính kèm và chia sẻ với công cụ Google Drive và Google+Photos nữa. Vậy làm thế nào để giải phóng dung lượng Gmail? Bạn hãy tham khảo ngay những giải pháp sau.
1. Xóa tập tin gửi đính kèm trên Gmail
Trên thanh tìm kiếm của Gmail cho phép người dùng dễ dàng tìm kiếm những loại file đính kèm. Bạn có thể tìm và xóa những file không cần thiết hoặc đã quá cũ. Với những tập tin quan trọng thì bạn có thể lưu về máy tính trước khi xóa để giải phóng dung lượng Gmail hiệu quả.
Thông thường các tập tin đính kèm Gmail sẽ có dung lượng lên đến 25MB nên khi xóa file sẽ giúp tiết kiệm khá nhiều không gian lưu trữ. Với các tập tin văn phòng như Word, Excel hay PowerPoint, bạn có thể lưu online bằng cách chuyển sang định dạng gốc của Google Drive để có thể xem tài liệu mọi lúc mọi nơi.
2. Tìm kiếm file theo kích thước
Tính năng tìm kiếm file theo kích thước mới được Google bổ sung trên Gmail. Với từ khóa tìm kiếm “larger”, người dùng có thể tìm kiếm những thư chứa file đính kèm kích thước lớn hơn. Ví dụ, larger:5m để tìm các file kích thước lớn hơn 5MB. Sau đó bạn có thể lựa chọn xóa những file không cần thiết để giải phóng dung lượng Gmail.
3. Dọn dẹp thùng rác và thư mục Spam
Lưu ý, khi bạn xóa thư khỏi Gmail thì thư đó vẫn chưa biến mất hoàn toàn mà sẽ được chuyển vào thư mục “Thùng rác”. Thư chỉ thực sự biến mất khi bạn xóa thư trong Thùng rác.
Để truy cập Thùng rác, bạn nhấn mục “Thùng rác” (Trash) rồi chọn các email muốn xóa. Người dùng cũng đừng quên xóa cả thư mục Spam/Junk mail để loại bỏ các thư rác do Gmail tự động lọc ra.
4. Sử dụng email dạng văn bản đơn thuần
Hiện nay người dùng có thể thêm những hình ảnh, màu sắc để trang trí cho Gmail, được định dạng thư HTML. Bình thường một vài thư như vậy thì cũng không chiếm quá nhiều dung lượng bộ nhớ nhưng nếu có đến hàng trăm, hàng nghìn thư như thế sẽ khác.
Do vậy, nếu bạn không có nhu cầu sử dụng HTML thì hãy thiết lập thư Gmail gửi ở dạng văn bản đơn thuần để tiết kiệm được nhiều dung lượng hơn. Trong phần khung soạn thảo, bạn chỉ cần nhấn vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải rồi chọn “Plain text mode”.
5. Xóa các email cũ, đã đọc
Để tìm kiếm và xóa nhanh các tin đã đọc không quan trọng, bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm nhanh. Bạn chỉ cần nhập từ khóa “older_than:2y” để hiển thị những thư đã cũ hơn 2 năm.
Nếu người dùng muốn giải phóng dung lượng Gmail bằng cách dọn sạch hộp thư thì có thể giới hạn xóa thư cũ hơn 1 năm (older_than:1y). Sau khi hiển thị danh sách kết quả, bạn nhấn chọn biểu tượng thùng rác là xong. Trường hợp muốn xóa thư đã đọc, bạn tìm kiếm với từ khóa “in:inbox is:read”.
6. Tải về các bản sao lưu
Trường hợp người dùng không thể xóa email vì một lý do nào đó thì có thể tải nội dung và tập tin đính kèm về và lưu trữ trên máy tính rồi mới xóa trên Gmail. Bằng cách này bạn đã có thể tạo bản sau lưu tập tin và email để yên tâm xóa.
Như vậy trên đây là toàn bộ hướng dẫn những cách giải phóng dung lượng Gmail vô cùng hiệu quả dành cho người dùng tham khảo và áp dụng. Hy vọng những giải pháp này sẽ giúp bạn giải quyết mối lo Gmail hết dung lượng lưu trữ nhé!
