Nhiều chủ nhà hàng e ngại khi phải bỏ ra một khoản ngân sách để đầu tư công cụ quản lý. Nhưng họ lại bị hấp dẫn bởi những phần mềm quản lý nhà hàng “vạn năng” giá rẻ, thậm chí là cho không. Đồ được tặng ai cũng thích, nhưng cái “giá” phải trả cho sự miễn phí cũng không hề nhỏ. Bởi lẽ sử dụng các phần mềm miễn phí tiềm ẩn rất nhiều rủi ro. Đó là những rủi ro gì? Chúng ta cùng tìm hiểu trong bài viết sau.
Phần mềm quản lý nhà hàng là gì?
Theo iPOS.vn – Công ty phần mềm quản lý nhà hàng chuyên nghiệp 10 năm tuổi – phần mềm quản lý nhà hàng có định nghĩa là:
Phần mềm quản lý nhà hàng là phần mềm được xây dựng nhằm hỗ trợ kinh doanh nhà hàng hiệu quả hơn. Là kim chỉ nam mà các nhà hàng lớn nhỏ lựa chọn để kiểm soát hiệu quả của việc kinh doanh. Phần mềm quản lý nhà hàng này có thể giúp bạn nắm rõ quy trình phục vụ của nhân viên. Kiểm soát lượng khách hàng đến quán trong từng ngày và từng tháng.
Phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí thường không đầy đủ các tính năng
Để tiết kiệm chi phí đầu tư, nhiều chủ nhà hàng lên mạng tải các phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí về dùng. Tưởng chừng chúng có thể giúp họ tối ưu hóa việc quản lý. Thế nhưng sau khi cài đặt và sử dụng, nhiều người mới bật ngửa về thứ cái giá của sự miễn phí. Phần mềm có cũng như không.
Bởi lẽ các tính năng quan trọng đều không có. Ví dụ như tính năng báo cáo doanh thu, tính năng quản lý kho và quản lý nhân viên. Nếu có cũng chỉ giới hạn số ngày dùng thử hoặc có những tính năng mà phần mềm excel cũng làm được.
Ngoài ra, các phần mềm miễn phí được trang bị các tính năng cố định. Vì thế chủ nhà hàng không thể thay đổi, chỉnh sửa hay cập nhật tính năng mới. Vì thế gây bất tiện trong quá trình quản lý nhà hàng.
Dễ nhầm lẫn, sai lệch về dữ liệu
Đa số các phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí đều ở trong giai đoạn test thử. Chúng còn tồn tại nhiều lỗi do nhà sản xuất chưa khắc phục. Đặc biệt các phần mềm này chưa được đảm bảo hoàn toàn về độ chính xác. Do đó việc sử dụng, dễ dẫn đến những sai lệch về số liệu, ảnh hưởng đến công tác quản lý nhà hàng. Hơn nữa sẽ làm mất nhiều thời gian và công sức của bạn.
Phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí dễ bị virus tấn công
Nhiễm virus là một trong những rủi ro dễ thấy nhất của phần mềm miễn phí. Các phần mềm không thu phí giống như con dao hai lưỡi. Cái lợi nhỏ trước mắt là không tốn phí đầu tư, không mất nhiều thời gian công sức tìm kiếm.
Tuy nhiên đa phần các phần mềm này đều không có tên tuổi, không rõ nguồn gốc. Chúng được tải về từ các trang mạng không uy tín và tiềm ẩm rất nhiều nguy cơ. Như chứa virus, mã độc hoặc chứa những nội dung khiến người dùng bị điều hướng tới mã độc.
Hậu quả nhẹ là làm cho máy chậm, đơ. Nặng có thể khiến mất dữ liệu, mất thông tin khách hàng, thực đơn, giá nhập hàng, tài khoản ngân hàng, mật khẩu cá nhân…Như vậy dùng phần mềm miễn phí nguy cơ rất cao mà hiệu quả không như mong đợi.
Tính bảo mật kém
Đây là nhược điểm phổ biến của những công cụ quản lý miễn phí. Các phần mềm quản lý nhà hàng này có độ bảo mật không cao. Do đó chúng dễ bị đánh cắp dữ liệu và thông tin của cửa hàng bất cứ lúc nào.
Dữ liệu đã mất không thể khôi phục
Thông thường phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí được phát triển tự do bởi người yêu công nghệ. Do đó chúng chưa được chuẩn hóa và còn tồn tại nhiều lỗi kỹ thuật cũng như lỗ hổng. Các phần mềm này được xây dựng không đúng theo quy trình chuẩn. Do đó thiếu đi sự kiểm tra kỹ lưỡng và cẩn thận. Và việc mất dữ liệu có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Trong hoàn cảnh đó, dữ liệu khó mà khôi phục lại được.
Ngược lại, với các phần mềm có thu phí như iPOS.vn thì dữ liệu được lưu giữ trên máy chủ. Do đó nếu có các sự cố như mất dữ liệu, hỏng toàn bộ hệ thống thì việc khôi phục lại dữ liệu rất dễ dàng.
Gặp sự cố không biết kêu ai
Sử dụng các phần mềm được cho không thì cái giá của nó là bạn phải tự mày mò tất cả. Không hề có một hướng dẫn cụ thể cho cách sử dụng. Tệ hơn là khi gặp sự cố bạn không biết kêu ai, không có nhân viên kỹ thuật hỗ trợ.
Bởi lẽ bạn đã không mất phí cho dịch vụ này. Và khi đó bạn phải tốn rất nhiều thời gian để mày mò. Thậm chí tốn nhiều công sức nhưng không giải quyết được vấn đề và phải gỡ bỏ cài đặt phần mềm.
Trong trường hợp phần mềm cập nhật các tính năng mới hay phiên bản mới bạn cũng không thể làm được điều này.
Các phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí có thể tiết kiệm cho bạn một khoản chi phí. Tuy nhiên chúng cũng ẩn chứa rất nhiều nguy cơ và ảnh hưởng đến công tác quản lý nhà hàng của bạn. Vậy nên, để việc quản lý nhà hàng diễn ra thuận lợi và hiệu quả, bạn đừng e ngại bỏ khoản đầu tư ban đầu. Có đầu tư chắc chắn có lợi nhuận. Hãy mạnh dạn sử dụng các phần mềm trả phí như iPOS.vn. Chắc chắn bạn sẽ hoàn toàn yên tâm về sự ổn định và tính bảo mật của phần mềm.
