Việc định dạng ngày tháng năm trong Excel là bước quan trọng để đảm bảo dữ liệu hiển thị chính xác, dễ hiểu và phục vụ tốt cho việc phân tích, tổng hợp thông tin. Dưới đây là các cách chỉnh ngày tháng trong Excel đơn giản và dễ áp dụng dành cho người mới lẫn người dùng chuyên sâu.
Tại sao cần định dạng ngày tháng năm trong Excel?
Trong Excel, thông tin thời gian luôn đóng vai trò quan trọng, đặc biệt với các bảng tính theo dõi tiến độ, báo cáo tài chính hoặc lịch trình công việc. Nếu định dạng ngày tháng trong Excel không chính xác, dữ liệu có thể gây hiểu nhầm hoặc sai lệch khi tính toán. Việc thiết lập đúng chuẩn định dạng ngày tháng năm Excel giúp thông tin trở nên rõ ràng, đồng nhất và chuyên nghiệp.
Định dạng ngày tháng năm trong Excel bằng Custom Format
Bước 1: Mở bảng tính, chọn ô hoặc vùng dữ liệu muốn định dạng. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1 để hiển thị hộp thoại Format Cells.
Bước 2: Trong tab Number, chọn Date. Tại đây, bạn sẽ thấy nhiều định dạng ngày tháng mẫu như 14/3/2012, March 14, 2012, v.v.
Chọn mẫu phù hợp rồi bấm OK.
Bước 3: Nếu muốn tùy biến sâu hơn, bạn vào mục Custom trong cùng hộp thoại, gõ định dạng bạn mong muốn, ví dụ: dd/mm/yyyy hoặc yyyy-mm-dd.
Cách định dạng ngày tháng năm trong Excel bằng Custom Format rất linh hoạt và phù hợp cho các bảng tính yêu cầu thể hiện thời gian theo chuẩn riêng.
Định dạng ngày tháng trong Excel bằng Short Date
Một phương pháp đơn giản khác là sử dụng định dạng ngắn (Short Date):
Bước 1: Chọn vùng cần thay đổi.
Bước 2: Trên thanh công cụ Home, vào mục Number Format, nhấn vào menu thả xuống.
Bước 3: Chọn Short Date để áp dụng định dạng ngày/tháng/năm ngắn gọn như 12/05/2025.
Đây là cách định dạng ngày tháng trong Excel phổ biến, nhanh chóng và phù hợp với nhiều loại dữ liệu.
Dùng Control Panel để đồng bộ định dạng ngày tháng năm trong Excel
Không chỉ thực hiện trong Excel, bạn có thể thiết lập định dạng ngày tháng ngay từ Control Panel trên máy tính để đồng bộ với các ứng dụng khác:
Bước 1: Mở Control Panel → chọn Clock and Region.
Bước 2: Nhấn Region → chọn quốc gia trong phần Format.
Bước 3: Nhấp Additional settings → tab Date.
Bước 4: Điều chỉnh định dạng ngày ngắn, ngày dài theo nhu cầu, xem trước tại phần Examples.
Việc chỉnh định dạng ngày tháng năm trong Excel thông qua hệ điều hành giúp tránh tình trạng lệch định dạng do thiết lập ngôn ngữ hoặc vùng miền.
Sử dụng phím tắt để nhập nhanh ngày tháng
Một số tổ hợp phím giúp nhập nhanh thời gian hiện tại:
Ctrl + ;: chèn ngày hiện tại.
Ctrl + Shift + ;: chèn giờ hiện tại.
Đây là mẹo hữu ích cho người làm báo cáo theo ngày hoặc cần cập nhật dữ liệu thực tế.
Dùng hàm ngày tháng để tự động hóa
Hàm TODAY
Nhập =TODAY() vào ô bất kỳ sẽ hiển thị ngày hiện tại. Hàm này tự cập nhật theo thời gian thực mỗi khi mở lại file.
Hàm NOW
Nhập =NOW() sẽ hiển thị ngày và giờ hiện tại, rất hữu ích cho ghi chú thời điểm nhập liệu.
Cả hai hàm trên đều giúp bạn thiết lập định dạng ngày tháng năm trong excel một cách động và tiện lợi.
Một số mẹo chỉnh sửa định dạng ngày tháng năm trong Excel
1. Cách đổi từ tháng/ngày sang ngày/tháng
Một số file tải từ nước ngoài thường có định dạng MM/DD/YYYY gây nhầm lẫn. Để đổi:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu → Tab Data → chọn Text to Columns.
Bước 2: Nhấn Next 2 lần → tại phần Date, chọn MDY hoặc DMY theo mong muốn → Finish.
Đây là mẹo đổi định dạng ngày tháng trong Excel rất cần thiết khi làm việc với dữ liệu quốc tế.
2. Cách sửa lỗi định dạng ngày tháng
Nếu Excel hiển thị ngày tháng sai hoặc ở dạng chuỗi không nhận diện được:
Bước 1: Chọn ô cần sửa → nhấn Ctrl + 1.
Bước 2: Trong tab Number, chọn lại mục Date, sau đó điều chỉnh Locale để hiển thị chuẩn xác.
Cách này giúp bạn chỉnh ngày tháng trong Excel sao cho phù hợp với chuẩn Việt Nam hoặc bất kỳ định dạng nào mong muốn.
3. Cách tắt định dạng ngày tháng
Trong một số trường hợp, Excel tự động chuyển số thành ngày tháng. Để tắt định dạng ngày tháng trong Excel: Chọn các ô nhập số → tab Home → Number Format → chọn Text.
Ngoài ra, nhập dấu nháy đơn ‘ hoặc dấu cách trước số cũng ngăn Excel chuyển đổi định dạng tự động.
Cách điền chuỗi ngày tháng năm tự động
Để tạo chuỗi ngày liên tục, bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Nhập hai ngày liên tiếp trong hai ô.
Bước 2: Kéo từ góc phải của ô thứ hai bằng Fill Handle để tự động điền phần còn lại.
Mẹo này rất hiệu quả khi cần tạo lịch, bảng chấm công, hoặc timeline công việc dài hạn
Tạm kết
Việc định dạng ngày tháng năm trong Excel không chỉ giúp dữ liệu dễ đọc, mà còn đảm bảo chính xác trong quá trình tính toán và phân tích. Dù bạn dùng Custom Format, hàm, hay Control Panel, mỗi cách đều có ưu điểm riêng phù hợp với từng tình huống. Ngoài ra, khi gặp lỗi hoặc muốn đổi cách hiển thị ngày tháng, hãy nhớ đến các mẹo đã chia sẻ ở trên để xử lý nhanh chóng.
Để Excel hoạt động tốt, nhất là khi dùng các file lớn, phức tạp, bạn nên trang bị laptop có cấu hình phù hợp. Viettel Store hiện đang cung cấp nhiều mẫu laptop chính hãng, cấu hình mạnh, tích hợp sẵn Office hoặc hỗ trợ cài đặt Excel miễn phí. Hãy ghé Viettel Store để lựa chọn sản phẩm phù hợp nhất với nhu cầu học tập, làm việc hoặc xử lý bảng tính chuyên sâu nhé!
Xem thêm:
- Tích hợp Cloud Server với các dịch vụ lưu trữ đám mây
- 6 cách giải phóng dung lượng Gmail vô cùng hiệu quả
